Registre des visiteurs et RGPD : comment remplacer le cahier papier sans créer de risque
Par Pablo Lebailly · Publié le · 7 min de lecture
Un registre des visiteurs est un traitement de données personnelles : le RGPD s'y applique entièrement, qu'il soit tenu sur papier, dans un tableur ou dans un logiciel. Il vous faut une base légale, une liste de champs réduite au nécessaire, une durée de conservation fixée à l'avance, une information claire donnée au visiteur et des mesures qui empêchent les tiers de lire le registre. Le cahier ouvert au comptoir échoue sur au moins deux de ces points. Voici comment le remplacer sans créer un nouveau risque, avec les articles qui s'appliquent.
Pourquoi un registre des visiteurs relève-t-il du RGPD ?
Le règlement (UE) 2016/679, le RGPD, s'applique à toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Un nom, une société, une heure d'arrivée et la personne visitée décrivent les déplacements d'une personne précise : c'est une donnée personnelle, et la consigner dans un registre est un traitement.
Le support n'y change rien. Un cahier relié est un fichier au sens du RGPD dès lors que ses entrées sont structurées — et un registre des visiteurs l'est par définition, puisqu'il est organisé par date.
Vous êtes donc responsable du traitement, et l'article 5, paragraphe 2, vous impose d'être « en mesure de démontrer » que vous respectez les principes du règlement. Ce n'est pas au visiteur de prouver qu'il y a un problème ; c'est à vous de prouver qu'il n'y en a pas.
Sur quelle base légale tenir le registre ?
L'article 6 du RGPD énumère six bases possibles. Pour un registre des visiteurs, deux sont pertinentes :
- l'obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c), lorsqu'un texte vous impose de tracer les accès. Pour une entité soumise à NIS2 en Belgique, la loi du 26 avril 2024 impose des mesures de contrôle d'accès couvrant l'environnement physique ; nous détaillons ce point dans NIS2 : faut-il tenir un registre des visiteurs ? ;
- l'intérêt légitime (point f), la sécurité des personnes et des locaux, à condition que cet intérêt ne soit pas supplanté par les droits du visiteur. C'est la base la plus courante hors obligation légale ; elle suppose une mise en balance, que vous documentez.
Le consentement (point a) est en revanche une base fragile : un visiteur qui refuse de s'inscrire ne peut pas entrer, et un consentement sans alternative réelle n'est pas libre. Quelle que soit la base retenue, elle doit figurer dans l'information donnée au visiteur.
Quelles données collecter, et lesquelles éviter ?
Le principe de minimisation (article 5, paragraphe 1, point c) exige des données « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire ». Pour un registre d'accueil, cela donne une liste courte :
| Donnée | Utile ? | Pourquoi |
|---|---|---|
| Nom et prénom | Oui | Identifier qui est entré |
| Société | Oui | Rattacher la visite à un prestataire ou à un client |
| Personne visitée | Oui | Savoir qui a autorisé et accompagné la visite |
| Heures d'entrée et de sortie | Oui | Savoir qui est présent, et répondre à l'auditeur |
| Site ou bâtiment | Oui, si plusieurs | Situer la visite |
| Numéro de téléphone ou e-mail | Rarement | Seulement si vous en avez un usage précis, par exemple prévenir l'hôte |
| Photocopie de la carte d'identité | Non | Excessif, et encadré par la loi belge (voir plus bas) |
| Numéro de Registre national | Non | Utilisable seulement si une loi l'autorise |
| Signature manuscrite | Discutable | N'apporte pas de preuve d'intégrité du registre |
Chaque colonne ajoutée « au cas où » est une donnée que vous devrez justifier, protéger, puis effacer.
Peut-on lire ou copier la carte d'identité du visiteur ?
En Belgique, l'article 6, § 4, de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population et aux cartes d'identité fixe trois règles :
- la carte d'identité électronique ne peut être lue ou utilisée qu'avec le consentement libre, spécifique et éclairé de son titulaire ;
- lorsqu'un service est proposé au moyen de la carte, une alternative ne nécessitant pas la carte doit être proposée ;
- la photographie et le numéro de Registre national ne peuvent être utilisés que si une loi, un décret ou une ordonnance l'autorise.
Concrètement : pas de photocopie systématique de la carte à l'accueil, pas de numéro de Registre national dans le registre, et toujours une solution pour le visiteur qui préfère donner son nom à la main. Contrôler visuellement une pièce d'identité reste possible ; la conserver est une autre affaire.
Combien de temps conserver le registre ?
Le RGPD ne fixe pas de durée chiffrée. L'article 5, paragraphe 1, point e, impose de ne conserver les données que le temps « nécessaire au regard des finalités ». C'est donc à vous de fixer une durée, de la justifier et de l'appliquer.
Trois repères pour la fixer : la finalité de sécurité (le temps raisonnable pour détecter et instruire un incident), les exigences de preuve qui s'appliquent à vous (par exemple la période qu'un auditeur NIS2 examinera), et votre capacité réelle à effacer à l'échéance. Ce dernier point est celui qui fait échouer le papier : un cahier rempli au fil des mois mélange des visites de dates différentes, et personne n'en arrache les pages une à une quand elles arrivent à échéance.
Que faut-il dire au visiteur ?
L'article 13 du RGPD impose d'informer la personne au moment où ses données sont collectées. L'information doit notamment indiquer :
- l'identité et les coordonnées du responsable du traitement ;
- la finalité et la base juridique, et l'intérêt légitime poursuivi si c'est la base retenue ;
- les destinataires éventuels des données ;
- la durée de conservation ;
- les droits du visiteur, dont le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle — en Belgique, l'Autorité de protection des données.
Une affiche à l'accueil avec un lien vers une notice complète est une solution courante. Pensez aussi à l'article 30 : un registre tenu chaque jour n'est pas un traitement occasionnel, il doit donc figurer dans votre registre des activités de traitement, même si votre organisation compte moins de 250 personnes.
Cahier, tableur ou registre numérique : lequel tient la route ?
| Exigence | Cahier papier | Tableur partagé | Registre numérique scellé |
|---|---|---|---|
| Confidentialité entre visiteurs (art. 5.1.f) | Non : chacun lit les lignes précédentes | Oui, si l'écran n'est pas visible | Oui : le visiteur ne voit que sa propre visite |
| Effacement à l'échéance (art. 5.1.e) | Très difficile en pratique | Possible, mais manuel | Automatisable |
| Intégrité démontrable | Non : une page se réécrit | Non : une cellule se corrige sans trace | Oui, si chaque entrée est chaînée à la précédente |
| Revue régulière | Laborieuse | Possible | Possible, avec extraction par période |
| Information du visiteur (art. 13) | Affiche séparée | Affiche séparée | Intégrable au parcours d'enregistrement |
Le tableur règle une partie du problème du cahier, mais pas l'intégrité : rien ne permet de montrer qu'il n'a pas été retouché avant d'être remis. Pour une entité soumise à un audit, c'est précisément la question.
Comment passer au numérique sans créer un nouveau risque ?
Un outil numérique mal choisi déplace le problème au lieu de le résoudre. Vérifiez quatre points avant de signer :
- Où sont hébergées les données, et le fournisseur signe-t-il un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD ?
- La durée de conservation est-elle réglable, et l'effacement se fait-il seul à l'échéance ?
- La carte d'identité est-elle facultative, avec une saisie manuelle toujours possible ?
- Le registre est-il protégé contre la modification après coup, et cette protection est-elle vérifiable par un tiers ?
ClearlyAccess a été conçu autour de ces quatre points. Les données sont hébergées en Europe, et l'isolation entre organisations est imposée par la base de données. Vous fixez la durée de conservation ; à l'échéance, les données personnelles sont effacées, tandis que la preuve d'intégrité du registre subsiste. La photo de la pièce est facultative, n'est conservée sur aucun disque, et le visiteur peut toujours saisir son nom à la main. Chaque visite est chaînée à la précédente : la démonstration vous laisse falsifier une ligne pour voir la rupture apparaître.
Questions fréquentes
Le registre des visiteurs est-il obligatoire en Belgique ?
Le RGPD ne l'impose pas : il encadre le registre si vous en tenez un. L'obligation peut venir d'ailleurs, notamment des mesures de contrôle d'accès de la loi NIS2 belge pour les entités concernées, ou d'exigences propres à votre secteur.
Faut-il le consentement du visiteur pour l'inscrire ?
En général, non. La base la plus adaptée est l'obligation légale ou l'intérêt légitime. Le consentement est fragile, car le visiteur qui refuse ne peut pas entrer. Il reste exigé, en Belgique, pour lire sa carte d'identité électronique, avec une alternative proposée.
Peut-on garder les registres papier des années précédentes ?
Seulement si une finalité le justifie encore. Au-delà de la durée que vous avez fixée, les données doivent être effacées ou anonymisées. Les cahiers accumulés dans une armoire sont un cas fréquent de conservation excessive.
Le visiteur peut-il demander à consulter ou effacer sa visite ?
Il dispose d'un droit d'accès. Le droit à l'effacement est limité lorsque le traitement repose sur une obligation légale ; s'il repose sur l'intérêt légitime, le visiteur peut s'y opposer, et vous devez alors démontrer des motifs légitimes impérieux.
Un tableur Excel est-il conforme au RGPD ?
Il peut l'être s'il est protégé, réservé aux personnes habilitées et purgé à l'échéance. Mais il ne prouve pas son intégrité : une cellule corrigée ne laisse aucune trace, ce qui pose problème dès qu'un auditeur vous demande de démontrer que le registre n'a pas été modifié.